「開発合宿でかかってくる費用って経費で落とせるの？」
そんな疑問を持っている幹事の方も多いのではないでしょうか？
開発合宿は日中の作業がメインにはなりますが、社員同士がコミュニケーションをとるいい機会にもなります。
今後の仕事にも繋がるので、言葉を言い換えれば”会社の研修”の一つ。
ですので、結論からいうと開発合宿でかかった費用は経費として計上できます。
この記事では、そもそもどんなものが会社の経費で落とせるのか？
また、開発合宿でかかった費用を経費として処理する際の注意点をまとめました。
開発合宿でかかってくる費用を経費として計上していいのか判断に迷っている人の参考になれば幸いです。
会社の経費として計上できるもの
会社の経費として落とせるものは、原則として”仕事に関連するもの”です。
また、
- 仕事に使う/使ったことをきちんと証明、説明できること
- 会社の売上に関連する出費であること
- 常識の範囲内であること
これらの条件をクリアしている必要があります。
当たり前と言えば当たり前なのですが、経営者によってはズルをしてでも税金を安く抑えようとする人がいます。
政治家などがよく私的なゴルフや旅行を経費で落としていた、などと騒がれて問題になっていますよね。
ズルをしようとしたら結局バレてしまうので、素直に申告することが大切。
仕事に関連するもの、と言われてもイメージがしづらいと思うので、代表的なものを紹介します。
- 旅費交通費
出張などで遠方へ行くときの電車代やバス代、タクシー代などがこれに当たります。
旅費交通費は、唯一レシートがない場合でも経費として処理ができます。
プライベートと混合しやすいので、事業用で使ったことを証明できるようにしておきましょう。
- 交際費
交際費は基準が非常に曖昧です。
そのため、税務署の厳しいチェックが入ることは避けられません。
ただの娯楽としての懇親会だったのか、それとも取引先の接待などビジネスに直結する懇親感だったのか、その目的によって経費で落とせるかどうかが決まります。
どんなものでもとりあえず経費で落とそうとする人も多いのですが、例えば、そのレシートの中に「お子様ランチ」などのメニューが入っていた場合、そのレシートは経費として認められません。
これは、ビジネスの場に小さい子供がいることは考えづらいためです。
- 福利厚生費
福利厚生費として形状できるものには、社員旅行や健康診断料、通勤費、住宅、忘年会などが挙げられます。
この福利厚生費のポイントとしては、全社員が利用でき、かつ常識の範囲内であること。
高額な海外旅行や、一部の社員を対象とした集まりだった場合は対象外になることもあります。
この他にも、水道光熱費や地代家賃、消耗品費、修繕費など細かく分けると多くのものが経費として落とせます。
開発合宿でかかった費用を経費として計上する方法
基本的には開発合宿は業務上の旅行、宿泊なので研修費（一部交際費）として処理することができます。
開発合宿は作業をすることがメインですが、参加者同士がコミュニケーションをとることも目的とされています。
それもあって、夜は懇親会が開かれることが多いです。
この場合、研修費と交際費をきちんと分けて処理する必要があるので、気をつけるべきことが1点あります。
それは、会議室の使用料、宿泊費、懇親会費用等はきちんと領収書を分けてきること。
その合宿が開発合宿として実態を備えたものであれば、
【研修費】会議室使用料、宿泊費、交通費
【交際費】夜の懇親会、観光にかっかった費用
として処理することができます。
何が研修費にあたり、何が交際費に当たるかの判断は間違えないようにしましょう。
開発合宿の費用を経費にする場合の注意点
参加費を徴収したかどうか
開発合宿の費用を全て会社が払った場合は問題なく経費として計上できます。
ですが、参加者から一定の参加費を徴収したのであれば、【収入or雑収入or売上げ、会費】といった形で収入側に入れなければいけません。
そして、その差額分が利益となって課税対象になります。
明確な理由を答えられるように
税務調査の際に、何を聞かれてもきちんと理由を説明できるか？が大事になってきます。
例えば温泉地で開発合宿を開催して、日中は作業をし、その作業をしたという証明もできるとします。
万が一、調査が入ったときに「なぜ都内の宿泊施設ではダメだったのか？温泉地である必要はあったのか？」という質問に対し相手を納得させられる答えを言えるかどうかが重要。
- そこでなければダメだった理由
- きちんと研修/仕事をしたという証明
を用意しておけば問題ないでしょう。
開発合宿にかかった費用は経費として落とせる！
開発合宿でかかった費用は経費として落とせます。
ですが、それぞれの費用のレシートをきちんと分けていなければ処理する際に困るので、その点だけは頭に入れておきましょう。
「これは経費になるのかな？」と迷うものもあるかもしれませんが、基礎知識をきちんと入れておくことで、どんなパターンでも問題なく処理ができるようになります。
かかった費用はその都度ミスなく計上し、業績を正しく把握することが大切です。
どうしても心配ということであれば、プロの税理士さんに相談しましょう！
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