突然ですが、経営合宿のアジェンダはきちんと作成していますか？
作成にはなかなか手間がかかるのですが、アジェンダがあるのとないのとでは、会議の進めやすさが変わってきます。
大まかな流れを把握し、スムーズに会議を進めるためにもアジェンダは必ず作成しておきましょう。
この記事では、経営合宿においてのアジェンダの必要性、作成のポイント等お話しします。
- 経営合宿のアジェンダの作成を任された人
- アジェンダの必要性がよく分からない人
には、ぜひ読んでもらいたい記事になっています。
そもそもアジェンダとは？
アジェンダを直訳すると、「計画・予定表・検討」です。
ビジネス用語としては、「目次・提案内容」といった意味でも使われます。
レジュメと混同されやすいのですが、レジュメは講演会やセミナーなど一方的に視聴するときに配られる資料のこと。
一方アジェンダとは、みんなで話し合うときに配られる議論内容が書かれた資料のことです。
情報がただ羅列されているレジュメと違って、これから話し合われる会議内容のまとめといったニュアンス。
あくまでも予定表なので、その資料の中には結論などは書かれていません。
経営合宿でなぜアジェンダが必要？
何のための経営合宿なのか参加者が理解できる
アジェンダがあることで、経営合宿を開催する理由をきちんと参加者に把握してもらうことができます。
合宿が終わった後に「結局何のための合宿だったのか？」とならないためにも、一人一人が合宿の意義を理解しておく必要があります。
目的を知っておくことで、参加者の行動が変わってきますし、その分有意義な時間を過ごせるでしょう。
話し合うべきことが明確になる
いざ、会議に入ろうというときに、会社のビジョンについて話し合いましょう
と言われても、テーマが大きすぎて、意見を出しにくいですよね。
アジェンダに記載されている内容が
- 会社が社会的にどのような立ち位置になりたいのか
- どのような人にサービスを使ってもらいたいのか
といったようなものであれば、答えが出しやすいと思いませんか？
話し合うべきことを具体的に提示することで、その答えもより濃いものになります。
参加者は心構えができる
テーマを渡されてすぐに良いアイディアを出せる人は、なかなかいません。
事前にアジェンダを共有することで、参加者も当日までに自分の意見をまとめることができます。
自分のアイディアを参加者に伝える際、どんな情報や物を集めておけばいいのかもわかるので、よりレベルの高い話し合いになるでしょう。
アジェンダ作成にあたってのポイント
アジェンダを作成するときに、気をつけなければいけない点がいくつかあります。
まず、読み手がその会議の議題と目的、流れを把握できるような資料であること。
「何について議論し、何をゴールにするのか」
という点は完結に述べましょう。
また、大きなテーマを掲げられても、何をどこから話していいのかわからないので、議論する内容を細分化する必要があります。
その中身は、経営のことをわかっている人でないと選定が難しいので、作成者の能力も重要になってきます。
アジェンダを作成する際には、
- 議題、目的、流れが明確に記載されている
- 議論する内容を細分化する
- 経営のことをしっかりと把握している人が作成する
以上の点は、必ず抑えるようにましょう！
作成したアジェンダは、経営合宿の数日前までには参加者全員の手元に届くようにすること。
事前に目を通してもらうことで、フィードバックがもらえることもありますし、当日円滑に会議を進めることができます。
経営合宿のアジェンダのテンプレート
アジェンダはその会社ごとに自由に作成していいのですが、参考程度にここに一例を載せておきます。
・会議の目的
・開催日時： 年 月 日（ ） 時 分～ 時 分
・開催場所：
・出席者：
・進行役：
・書記：
・配布資料
＜議題＞（複数議題がある場合は時間配分を記載）
(1) 現状報告
(2) 問題点の抽出
(3) 課題の抽出
(4) 解決策の検討
(5) その他
引用：https://www.kashikaigishitsu.net/contents/004/page1.html
5W1H【いつ、どこで、誰が、何を、なぜ、どうやって】を整理した資料になっていればOKです！
経営合宿にはアジェンダは必ず必要！
アジェンダの必要性は理解していただけましたか？
経営合宿では、
- 会社のビジョン
- 現状の課題と改善点
- 来年度の数値的目標
- 新事業の発案
などについて話し合いが行われます。
ですが、これではテーマがあまりにも大きすぎて、何を話せばいいのか明確ではありません。
アジェンダを事前に配ることで、論点が明確になり、当日の会議を円滑に進めることができます。
また、参加者も経営合宿までに自分の意見をまとめることができるので、それぞれの発言も活発になるでしょう。
アジェンダには多くのメリットがあるので、経営合宿を開く際は必ず準備しましょう！
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