オフサイトミーティングで効果を最大限に発揮する3つのコツ

あえて職場から離れた場所や環境で会議を行うオフサイトミーティング。近年、注目を浴びつつあり、取り入れる企業も増えてきています。

 

新しい会議のやり方であるオフサイトミーティング、あなたはわざわざ社外でミーティングをする理由はご存知でしょうか?

 

なんとなく社外の環境で、気楽にまじめな話をするだけでは、何も中身のない話ばかりして終わってしまった…という事態になりかねません。

 

そんなことで、社外の会議室を借りるための経費と、移動や準備などに使う時間を浪費したくありませんよね。

 

そこでこの記事では、オフサイトミーティングの効果を最大限引き出せるように

 

・オフサイトミーティングで得られる効果
・効果を得るために注意しておきたい失敗
・オフサイトミーティングを効果的に進めるコツ

 

をご紹介します。

 

せっかく開催するオフサイトミーティングを実りあるものにしたい社内チームや企業に、ぜひお役立てできれば幸いです。

 

 

オフサイトミーティングで期待できる効果とは

あえて社外で会議を行うオフサイトミーティングには、様々な効果を得られます。

 

なぜなら、普段とは違った環境で会議をすることによって、決まりきった会議のルーティンから外れ、固定概念を取り払うことができるからです。

 

一部を取り上げただけでも

 

・仲間意識の向上やチームの強化
・リラックスした環境で集中して会議に取り組める
・社内メンバーの心身のリフレッシュ
・柔軟なアイデアを引き出せる
・活発な意見交換を促すことができる

 

など、オフサイトミーティングには様々な効果があります。

 

社内の会議と異なり、リラックスできる場所で、クリエイティブなアイデアが自由に飛び交い、フラットでオープン雰囲気のなかで活発な会議が行えるのが、オフサイトミーティング1番の効果です。

 

発想が煮詰まってしまったり、新しい企画を考えたり、チームビルディング高めたいのなら、オフサイトミーティングを積極的に取り入れてみてはどうでしょうか。

 

しかし、やみくもにオフサイトミーティングを取り入れればいいわけではありません。

 

「社外で会議はしたものの何も得られなかった…」といった失敗をしないためにも、いまから紹介するオフサイトミーティングの注意点を事前に抑えておきましょう。

 

 

効果的でないオフサイトミーティングの特徴

オフサイトミーティングでは

 

「社内メンバーの交流目的でもあったのに、いつものメンバーとばかり交流していた…」
「話は終始楽しかったけど、結局なにも生まれなかった…」

 

などよくある失敗例があります。

 

上司や肩書きなどの壁を取り払うことができず、自分の意見を話すことができなかったり、つい他の人に意見に口を挟んでしまうことも、オフサイトミーティングの効果がうまく発揮できなかった特徴の1つです。

 

社内メンバーとはいえ、普段コミュニケーションをとっていないメンバーに、いきなり心を開いて話せと言われても難しいですよね。

 

また、普段とは違う環境なので、リフレッシュするのも良いですが、旅行気分を満喫しすぎて、遊んで終わってしまうケースも少なくありません。

 

オフサイトミーティングで失敗をしないためにも、これから紹介する3つのコツを抑えて、有益な会議にしていきましょう。

 

 

オフサイトミーティングを効果的に進める3つのコツ

ここでは、オフサイトミーティングを効果的に進める3つのコツについてお伝えします。

 

3つのコツとは

 

・アイスブレイクの時間を設けメリハリをつける
・目的やゴールをあらかじめ決めておく
・ファシリテーターが中地な立場で会議の進行を務める

 

ことです。

 

これから1つずつ、詳しく解説していきます。

 

オフサイトミーティングの開催を考えている人は、これから紹介する3つのコツを参考にしていただければ幸いです!

 

アイスブレイクの時間を設けメリハリをつける

まず1つ目が、アイスブレイクの時間を設けメリハリをつけること。

 

アイスブレイクでは、参加者の固まった緊張をほぐし、場を和ませる効果があります。気軽に話し合うことができる、会議の緩衝材として有効な手段の1つです。

 

社内メンバーの交流が目的でもあるオフサイトミーティングであるのにもかかわらず、信頼関係がない状況では、本音同士で話すことができないですし、気軽に発言もしにくいですよね。

 

社内メンバー間の壁をなくしてくれるのが、アイスブレイクの時間を設けることです。

 

まずいきなり会議に入る前に、メンバー間が気軽に交流できる時間を設け、活発な意見交換ができる空気をつくりましょう。

 

 

目的やゴールをあらかじめ決めておく

そして2つ目が、目的やゴールをあらかじめ決めておくこと。

 

自由なアイデアをだすことがオフサイトミーティングの魅力の1つですが、話が発散しすぎると問題解決から離れてしまう場合があります。

 

終わったときに「結局、いま何について話していたんだっけ…?」とならないためにも、事前に目的やゴールを決めておきましょう。

 

ここで1つ注意しておきたいのが、社内で行われる会議のように、ガチガチに目的を決めておかないことです。

 

それでは、環境が変わるだけで、話す内容は変わりませんからね。

 

・今後、展開していきたい新規企画事業のアイデアの発想
・集客数や収益を伸ばすための新しい視点をもつための会議
・他の社内メンバー事業内容やアイデアの共有

 

など、普段の社内会議では行われない、思考が発散してもいいような目的やゴールを設けると、効果あるオフサイトミーティングにすることができます。

 

 

ファシリテーターが中立な立場で会議の進行を務める

最後に3つ目が、進行役であるファシリテーターが中立な立場で会議を進めること。

 

社内会議よりも時間に余裕があるオフサイトミーティングですが、無限に時間があるわけではありません。

 

また、自由なアイデアが飛び交う分、いま何について話をしているのかコントロールする必要があります。

 

そこで重要となってくるのが、ファシリテーターの存在です。

 

活発な意見交換をするためにも、ファシリテーターは誰かの意見に加担することなく、中立な立場を保っていなければなりません。

 

時間のメリハリをつけることや、社内メンバー全員が平等な立場でいられるようにするためにも、ファシリテーターの存在が重要となってきます。

 

ファシリテーターは、どのような内容で話を進めていくのか、オフサイトミーティングが開催される前に、たたき台だけでもつくっておきましょう。

 

 

まとめ:3つのコツでオフサイトミーティングの効果を最大限引き出そう

オフサイトミーティングを実施すると、社内では発想できなかったアイデアがでるきっかけをつくれるほか、チームワークの強化や社員のモチベーションアップの効果が期待できます。

 

ただし、事前準備もなにもせず、社外でのミーティングをしても、最大限の効果が発揮できずに終わりかねません。

 

オフサイトミーティングに失敗しないためにも今回お伝えした

 

・アイスブレイクの時間を設けメリハリをつける
・目的やゴールをあらかじめ決めておく
・ファシリテーターが中地な立場で会議の進行を務める

 

の3つのコツは必ずチェックしておきましょう。

 

ぜひこれを機に、気分転換も兼ねてオフサイトミーティングを開催してみはどうでしょうか?